Binnen onze organisatie worden werkzaamheden uitgevoerd als bemiddelaar en als gevolmachtigd agent. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. Onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten zijn in verschillende rechtspersonen ondergebracht, met afzonderlijke jaarrekeningen.
Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gescheiden is er geen sprake van een zuivere taakscheiding tussen onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten, dit zou het door ons beoogde efficiencyvoordeel schaden.
Ondanks de door ons getroffen maatregelen kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en onze functie als bemiddelaar. De volmachtactiviteiten worden uitgevoerd door NLG Volmacht. NLG Volmacht heeft hiervoor het navolgende beleid geformuleerd:
- Wij hebben een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van onze bemiddelingsactiviteiten en onze volmachtactiviteiten.
- De feitelijk leider van het volmachtbedrijf is eindverantwoordelijke voor het volmachtbeleid.
- Er zijn procedures, werkinstructies en overige documenten beschreven voor het accepteren en muteren van verzekeringen en de behandeling van schade. Deze procedures beschrijven duidelijke stappen en controlemomenten.
- Wanneer deze processen onvoldoende duidelijkheid geven over hoe in bepaalde situaties gehandeld moet worden, beslist de feitelijk leider van het bedrijf.
- Van de beschreven processen mag worden afgeweken indien de feitelijk leider van het volmachtbedrijf hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.
- Wanneer afwijking buiten de bevoegdheden van de verleende volmacht valt, mag worden afgeweken na schriftelijk toestemming van zowel de feitelijk leider van het volmachtbedrijf als de volmachtgever.
- In een situatie waarin het voorkomt dat er een schuldvraag tussen twee of meer cliënten een mogelijk conflict vormt, wordt het desbetreffende dossier geheel of gedeeltelijk uit handen gegeven aan de betrokken volmachtgever.
Onder meer in de volgende situaties kan er sprake zijn van een conflicterende situatie:
- Onterechte acceptatie of afwijzing van een risico.
- Onterechte toestemming tot wijziging of beëindiging van een verzekering.
- Onterecht verlengen van een verzekering.
- Onterecht informatie achterhouden.
Wanneer er een vermoeden van fraude is, met betrekking tot de acceptatie of mutatie van verzekeringen of schadebehandeling, zal de beschikbare fraudeprocedure gebruikt worden.